Para iniciar el proceso de la solicitud, la oficina del distrito proveerá el formulario Cuadrangular AR-1c: Solicitud para Convertirse en Iglesia de Pacto. Este formulario incluye el pedido de copias de los documentos listados abajo, junto a un cuestionario breve sobre actividades legales y financieras pasadas de su organización.
Los documentos del listado abajo (detallado en la sección 2 del formulario AR-1c) serán revisados por la oficina del distrito y por varios departamentos de la oficina central como parte del proceso de la solicitud.
Artículos de incorporación
Usted tendrá que suplir los artículos de incorporación archivados por la corporación de su iglesia local. Si ha habido algunas enmiendas presentadas posteriormente (lo cual es raro), por favor provea copias con fechas de esas enmiendas también. Si su iglesia no es incorporada, por favor hágalo saber a la oficina del distrito lo más pronto posible, para que ellos puedan trabajar con usted a determinar los próximos pasos.
Estatutos
La mayoría de las iglesias, sean incorporadas o no, tienen estatutos que gobiernan sus operaciones. Al firmar el acuerdo de Pacto, la directiva de su iglesia local acepta voluntariamente aplicar los estatutos Cuadrangulares en lugar de sus propios estatutos y operar la iglesia bajo toda norma y procedimiento Cuadrangular. Como resultado, su organización se convertirá en una iglesia Cuadrangular (tal como se define en los estatutos Cuadrangulares) en relación a todos los asuntos eclesiásticos, de gobierno y relacionales.
Para el propósito de transacción de inmuebles, la iglesia local seguirá el proceso de transacción de propiedad de la iglesia de Pacto detallado en los estatutos Cuadrangulares. Hay dos requisitos únicos en nuestros estatutos referentes al proceso de transacción de inmuebles para iglesias de Pacto. Una iglesia de Pacto no obtiene aprobación de la directiva de La Cuadrangular para hacer una transacción de propiedad, y la transacción será a nombre de la iglesia local y no de La Cuadrangular.
Nota: Al firmar el acuerdo de Pacto, la directiva de su iglesia voluntariamente acepta que los estatutos Cuadrangulares sustituyen sus estatutos actuales; así que no debería ser necesario hacer ninguna enmienda a sus estatutos.
Pólizas de Seguro – solamente del año actual
Se requiere que cada iglesia Cuadrangular (Constituida o de Pacto) mantenga un seguro adecuado para las actividades de iglesia. Esta obligación es la responsabilidad del pastor y los miembros de la directiva de iglesia o concilio. Por favor provea copias de todas las pólizas de seguro actuales, incluyendo los seguros de propiedad, riesgo, compensación de trabajadores, conducta sexual inapropiada y para directores. Estas pólizas serán revisadas por el Departamento de Seguro de la Iglesia Cuadrangular para las coberturas mínimas requeridas.
Historial financiero de dos años
Se le pedirá que provea el historial financiero de su iglesia de hace dos años a la oficina del distrito. Este historial incluye: el estado de situación financiera (hoja de balance) y el estado de actividades financieras (estado de ingresos).
LiLista de los oficiales y directores actuales
PleaPor favor provea una lista de los nombres y posiciones de los oficiales corporativos, los nombres de la mesa directiva de la corporación de su iglesia con la entrega del formulario AR-1c.
Carta de determinación de 501(c)3 del Servicio de Impuestos Internos—se actualizará después de que la directiva la confiera
Si su iglesia tiene estado exento a impuestos [501(c)3] por el Servicio de Impuestos Internos, su iglesia retendrá ese estado actual con el Servicio de Impuestos Internos. Por favor presente una copia de la carta de determinación del Servicio de Impuestos Internos junto al formulario AR-1c.
Si su iglesia no tiene estado 501(c)3, después de que el acuerdo de Pacto sea firmado por los oficiales de La Cuadrangular, la oficina del secretario corporativo avisará al Servicio de Impuestos Internos que la corporación de su iglesia debería ser incluida bajo la exención de grupo de ICFG. La oficina del secretario corporativo le informará por escrito de esa entrega y le enviará una carta del Servicio de Impuestos Internos indicando que la corporación haya sido incluida en el grupo de estado de exención 501(c)3 de ICFG. Por favor, guarde esta carta en sus registros permanentes.
Certificado de inscripción del Estado de incorporación
Por favor provea un Certificado de inscripción del Estado de incorporación (Certificate of good standing) actual para la corporación de iglesia, del estado donde la iglesia fue incorporada. Un Certificado de inscripción es un documento que demuestra que la iglesia ha cumplido los requisitos legales y es autorizada a hacer negocios en el estado. Este documento puede tardar tiempo en obtenerse, así que quizás debe considerar solicitarlo pronto.